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【昇進試験】インバスケット対策 おすすめテクニック2 回答する順番と回答の書き方(体験談)

2020年1月13日

れってぃ係長

こんにちは。某大手企業で係長をしているれってぃ係長@retty_blog)です。

私は2019年9月にインバスケット試験(会社の昇進試験)を受け一発合格しました。

その時の試験の内容は・・・
・「グループディスカッション」
・「部下との模擬個人面談」
・「インバスケット」
・「インバスケットの回答をプレゼンする」

というものでした。

れってぃ係長

「インバスケット」って最近、企業において管理職への昇進試験に活用されるケースが多くなってきているようなのですが、中々情報って出回っていないですよね。

前回の記事では試験当日、回答を書き始める前までのテクニックついて紹介しました。
まだ読んでいない方はそちらから読むのをおすすめします。

【昇進試験】インバスケット対策 おすすめテクニック1 回答を書く前にすること(体験談)

れってぃ係長 こんにちは。某大手企業でサラリーマンをしているれってぃ係長(@retty_blog)です。 私は2019年9月にインバスケット試験(会社の昇進試験)を受け一発合格しました。 その時の試験 ...

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この記事はこんな人におすすめ!

・これからインバスケットの試験を受ける。

・インバスケット試験の対策をしている。

・インバスケットの回答の書き方が分からない。

回答する順番を決める

緊急度・重要度で優先順位をつける

案件全てに目を通し、各案件を整理できたら、回答を書いていく順番を決めます。

インバスケット試験は大概、時間がありません。
(極限の状態でどれだけ質の良いアウトプットを発揮できるかを見る試験なので、あえて全て回答しきれないような時間設定になっています)

実際のリーダーの仕事でもそうですが、まずは重要で緊急な案件から処理するのは当たり前ですよね。


自分の店で火事が起きているという案件よりも、明日の会議資料を作成する案件を優先しないですよね?

インバスケット試験も同じで、明日の会議資料に関する案件の回答は記入できているのに、自分の店の火事に関する案件の回答(消火器で消火する、消防に通報する、火事の原因を調べる、今後の予防策を練るなど)が記入できていなかったら、試験の結果を評価する立場からするとどうでしょうか?考えてみれば分かりますよね?

ぶっちゃけ、インバスケットの試験では、「どうでもいい案件(大勢に影響が無い案件)」が2~3個含まれています。これらは出来るだけ最後の方に回答します(最悪、何も回答できなくても良いくらいでOKです)

緊急度・重要度マトリクスを書く

では、どうやって回答する順番を決めていくかというと、案件ごと(関連しているならそれらの案件の集合体ごとに)の「重要度」「緊急度」で判断します。
白紙の紙か、何かの資料の裏に上図(緊急度・重要度マトリクス)を書いてください。

自分なりに各案件が「重要度」の高低、「緊急度」の高低という軸で、どのあたりのポジショニングになるか、書いて行きます。

回答する順番を整理するだけに使いますので、自分が解読できればOKです。
上図のように案件番号と、関連する案件を丸で囲むなどで表現すると良いです。

ポジショニングを書き終えたら、重要度・緊急度がともに高いAの領域の案件から回答を記入します。
この場合ならクレームに関する案件3→1→5を記入した後に、部下の退職に関する案件6→7→14の順に記入していきます。

次に回答するのはBの領域(重要度は高いが緊急度は低い=今後の営業戦略を練るなど)もしくはCの領域(緊急度は高いが重要度は低い=明日の社内会議資料作成など)です。

案件の内容によって、どちらを先に回答するかケースバイケースですが、迷ったらBの領域を先に回答する方が良いと思います(重要度が高い方を先に回答する)

実際、リーダーや管理職の仕事をしているとCの領域の仕事って、後回しにしていた重要でない案件で、ただ納期や〆切に追われているだけの場合が多く、時間が過ぎてもこれ以上、重大な影響を与えるような仕事には変化しないことが多いです。

逆にBの領域の仕事は重要なのに、放置すると、やがて納期・〆切が近くなり、最優先で処理しないといけないAの領域に移動していまいます。

裏返すと、普段からAやCの領域の仕事をしているリーダー・管理職は「無能」です。
有能なリーダー・管理職ほど、普段はBの領域の仕事(重要だが緊急ではない仕事)をしています。常に先回りをして、「緊急案件」にならないように芽を摘んでいます。

Dの領域の案件(緊急でも重要でもない案件)は、一番最後に回答します。

時間がないのであれば、「保留」「部下の●●さんに一任」など短い文章で処理するか、また白紙でもいいや!くらいのマインドで処理します。

※持ち時間に余裕があるなら丁寧に回答するに越したことは無いが、処理する順番は最後にしましょう。

回答の書き方

回答の書き方(挨拶、御礼、気遣い、お詫び)

新任で何かのリーダー職に配属・着任する設定が多いため、「着任の挨拶」や、部下や上司からの提言や提案、報告には「御礼」の気持ちを一言入れましょう。

部下から「家族が入院したので有給休暇が欲しい」という案件なら「お見舞い」の一言。

他部署からの注意喚起やクレームについては、まず最初に「お詫び」の一言を入れる。

社会人として普段されているであろう、立ち振る舞いはインバスケットでも必要だと思います。
ただ、そればかりに執着するのではなく、あくまでも冒頭に「一言」あれば十分だと思います。

回答の書き方(問題発見)

部下への指示上司・他部署・外部へ依頼する際は、その根拠となる問題点を示し、説得力を出しましょう。関連案件があるなら案件番号を示してもGOOD。

「この案件では●●●の部分が原因ですので、対策として○○○を実施して下さい」という●●●の部分を明らかにします。

試験の評価者に「自分はここまで問題を深掘りして発見できている」というアピールにもなります。

回答の書き方(誰に指示や依頼するのか)

「会社概要」「組織図」など人や組織に関する補足資料を参考に、適切な部署・メンバーを選択し、「誰に(※1人とは限らない)」指示や依頼をするのか明記する。

回答の書き方(その指示や依頼は他の人にも同報や共有:CCするのか)

報告、連絡、相談(ホウレンソウ)を意識しましょう。
ホウレンソウの相手は関連部署、自分の上司・部下、外部機関などケースによって様々ですが、指示や依頼内容は同時に「誰に」発信するのか明記するようにしましょう。


例えばクレームなど重大な案件は自分の上司にも報告すべきですし、今後そのクレームを他の人が対応する可能性があるなら、部下や関連部署全体に共有する必要性もあります。

回答の書き方(具体的な判断、指示内容)

~●●する、~●●を中止する、承認、条件つき承認「もし●●ならOK」「●●をしてみてダメなら中止」、保留、拒否、一任、アドバイス、自分が処理する など多岐に渡ります。

指示・依頼はできるだけ具体的な数字(定量情報)で書くようにしましょう。
「できるだけ早く」「いつもより多めに発注」など、曖昧な表現や、受け手によって捉え方が変わる表現ではなく、誰もが同じ受け止め方ができるような表現=「1月30日まで」「1,000個発注」で記入しましょう。

回答を書く際、その場をとりあえず凌ぐような回答になりがちですが、重要な案件であればあるほど、できるだけ深掘りをします。

ポイント

たとえばクレームの案件処理なら「お客様に謝罪する」「社内共有する」という行動は最初にするべきですが、それで回答を終わるだけでなく・・・

「そのクレームはなぜ発生してしまったのか」「クレームの原因はどこにあるのか」「再び同じクレームを発生させないためにはどうすれば良いのか」「類似するクレームも防ぐには何をどう改善すれば良いのか」
という所まで深掘りした上で、判断や指示内容を記入すると良いです。

深掘りすれば、関連する隠れた他の案件もすぐに分かるようになりますし、案件同士を紐づけることが簡単にできます。

「問題の本質」を見抜いて「問題の芽を摘む」行動や改善ができる人こそが、リーダー・管理職なのです。

余裕があればやっておこう

「△△の場合は契約してください」
「もし△△%まで実績が向上しない場合は中止してください」
「もし△△%の基準を超えるようでしたら、別案として××を実施してください」

など、1つの指示や依頼だけでなく、もし~なら~してくださいという様に、状況によって複数の指示・依頼が明記されていると、尚丁寧で良いでしょう。

これは普段の仕事や生活においても非常に重要なテクニックです。受け手側も判断がしやすくなり業務が円滑に進みます。

回答の書き方(いつまでにその指示・依頼をするのか=スケジュール)

インバスケットもそうですし、普段のリーダー・管理職の仕事では時間軸も重要です。自分で処理する場合、他人に指示、依頼する場合は必ず「期限(●●までに、●月●日に□□する)」を設定して記入しましょう。

回答の書き方(結果は自分に報告が必要なのか)

他人に指示、依頼しっぱなしではリーダー・管理職失格です。部下や同僚から報告や連絡があれば良いのですが、全ての人が出来るとは限りません。

特に重要な案件や、報告を待ってから次の案件、他の案件の処理を判断・スタートするようなケースにおいては、こちらからも報告を求めましょう。

例:「●●さん:この案件については○○が問題ですので、◎◎までに、■■してください。私の帰社後、本件について結果および状況を私に報告してください」

まとめ(普段の仕事から意識しないとダメ)

緊急度・重要度で優先順位をつける
■緊急度・重要度マトリクスを書く
■挨拶、御礼、気遣い、お詫びを回答に書く
■発見した問題や指示・依頼の根拠を回答に明記する
■誰に指示や依頼するのか・自分で処理するのか回答に書く
■その指示や依頼は他の人にも同報や共有:CCするのか回答に書く
■具体的な判断、指示内容を回答に書く(定量情報で、もし~なら~してくださいなど2パターン以上があるとGOOD)
■いつまでにその指示・依頼をするのか=スケジュールや期限を回答に書く
■結果は自分に報告が必要なのか回答に書く

試験本番だけ中々、急にできるようになる訳はないと思います。
問題集を解いてクセをつけたり、普段の仕事から意識して繰り返し実践していくことがインバスケット試験突破の近道になると思います。

頑張りましょう!

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れってぃ係長

32歳男 | 関西在住 | 社会人10年目 | 自動車業界某大手企業の係長 | 免許の色はゴールド | 【趣味】野球・スノーボード・車 | このサイトでは「合宿免許」や「免許取得後のカーライフ」のお役立ち情報を発信中!

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